Betriebskostenabrechnung – die 15 häufigsten Fehler

Kaum ein Brief macht Mietern so viel Angst wie die jährliche Betriebskostenabrechnung. Viele Mieter meiden eine Auseinandersetzung mit ihrer Betriebskostenabrechnung aus Angst vor Nachzahlungen und unklaren Kostenaufstellungen und zahlen den geforderten Betrag problemlos.

Lesen Sie in diesem Ratgeber:

• Fehler in der Nebenkostenabrechnung – Teil 1
• Fehler in der Nebenkostenabrechnung – Teil 2
• Fehler in der Nebenkostenabrechnung – Teil 3

• Verspätete Abrechnung: Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum an den Mieter senden. Für 2025 bedeutet das, spätestens am 31.12.2026. Kommt die Abrechnung später an, kann der Vermieter keine Forderungen mehr stellen. Der Vermieter muss ein Guthaben des Mieters auszahlen. Eine verspätete Betriebskostenabrechnung kann in Ausnahmefällen gültig bleiben, wenn der Vermieter nicht für die Verspätung verantwortlich ist. Der Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zuzustellen. Haben Sie einen laufenden Mietvertrag und der Vermieter rechnet nicht über die Betriebskosten ab, sind Sie berechtigt, keine Vorschüsse zu zahlen. Stellt der Vermieter eine Nachzahlung bei der Betriebskostenabrechnung fest, hat er dafür 3 Jahre Zeit wegen der Verjährungsfrist.

• Falscher Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum des Vermieters darf maximal zwölf Monate betragen egal ob 1. Januar bis 31. Dezember oder ein anderer Zeitraum. Nur in diesem Zeitraum entstandene Kosten dürfen abgerechnet werden. Belege zeigen die Kostenentstehung der Vermieter muss sie auf Anfrage zur Einsicht bereitstellen.

• Abweichung vom Mietvertrag: Ob der Mieter Betriebskosten zahlen muss und auf welchem Wege, regelt der Mietvertrag. Der Vertrag legt auch fest, welche Betriebskosten umgelegt werden. Es lohnt sich, den Vertrag zu prüfen, oft gibt es eine Auflistung der Kosten. Manchmal steht nur: „Neben der Miete sind Betriebskosten nach §2 Betriebskostenverordnung zu zahlen. Vermieter dürfen folgende Kosten auf ihre Mieter umlegen:

• Kosten für die Grundsteuer
• Kosten für eine Entwässerungsanlage
• Lohnkosten für einen Hauswart
• Kaltwasserkosten
• Kosten für Wärmeversorgung
• Kosten für die Warmwasserversorgung
• Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls
• Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
• Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
• Kehrgebühren für Schornsteinfeger
• Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
• Kosten für Betrieb einer Waschküche
• Kosten für Gartenpflege
• Sonstige Betriebskosten (z. B. die Kosten für Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Trinkwasseranalyse oder den Betrieb von Nebengebäuden)

• Sonstige Betriebskosten: In der Betriebskostenverordnung gibt es 17 Arten von Betriebskosten für die Abrechnung durch Vermieter. Während die ersten 16 klar sind, sind unter Punkt 17 „sonstige Betriebskosten […], die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.“ Dies führt oft zu Unklarheiten oder Streit. Vermieter können nicht willkürlich Kosten abwälzen; im Mietvertrag muss festgelegt sein, welche Kosten unter dieser Position jährlich abgerechnet werden. Gerichte haben z.B. Kosten für Alarmanlagen, Pförtner, Schwimmbäder oder Saunen, Wartung von Feuerlöschern oder Blitzableitern sowie Reinigung oder Beheizung von Dachrinnen anerkannt.

• Falscher Umlageschlüssel: Obwohl der Vermieter den Umlageschlüssel für Betriebskosten weitgehend frei bestimmen kann, ist er bei der Abrechnung der Heizkosten gesetzlich verpflichtet. Mindestens 50% der Heizkosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden. Der Vermieter ist daher verpflichtet, geeignete Messgeräte in der Wohnung einzusetzen, um eine verbrauchsorientierte Abrechnung sicherzustellen. Heizkostenpauschalen oder verbrauchsunabhängige Inklusivmieten sind dafür unzulässig. Missachtet der Vermieter diese Vorgaben, darf der Mieter die Heizkosten um 15% kürzen.

• Weitere Fehler in der Heizkostenabrechnung: Zusätzlich zu Brennstoffkosten kann der Vermieter Strom, Betrieb, Wartung der Heizanlage und Kehrgebühren umlegen. Reparaturkosten sind nicht enthalten, manche Vermieter versuchen diese jedoch als Wartungskosten abzurechnen. Vorsicht bei hohen Beträgen.

• Unvollständige Betriebskostenabrechnung: Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung auf Richtigkeit prüfen können. Deshalb sollte sie enthalten: Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel, Kostenauflistung, Gesamthöhe, Mieteranteil und ggf. geleistete Vorauszahlungen. Fehlen relevante Angaben und eine Überprüfung ist unmöglich, ist die Abrechnung fehlerhaft. Vorgehensweise bei fehlerhafter Abrechnung sollte mit einem Anwalt besprochen werden.

• Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten: Nicht alle Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden. Entscheidend ist, was der Mietvertrag regelt, aber einzelne Bestimmungen können unwirksam sein. Nicht umlagefähige Nebenkosten können nicht umgewandelt werden. Verwaltungstätigkeiten und Instandhaltungsmaßnahmen dürfen nicht auf Mieter abgewälzt werden.

• Einmalkosten: Zu den Betriebskosten gehören nur regelmäßig anfallende Kosten des Gebäudebetriebs. Einmalige Kosten können nicht auf Mieter umgelegt werden. Daher dürfen Ungezieferbekämpfung, Reparatur-, Verwaltungs-, Mietausfall- oder Rechtsschutzkosten sowie Porto oder Bankgebühren nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen.

• Vollwartungsverträge von Fahrstühlen: Vermieter können Betriebskosten eines Fahrstuhls umlegen aber nicht für Reparaturen. Beispiele sind Strom, Bedienung und Reinigung. Bei einem Vollwartungsvertrag müssen Reparaturkosten herausgerechnet werden. Mieter, die den Aufzug nicht nutzen, zahlen keine Kosten.

• Wirtschaftlichkeit der Abrechnung: Der Vermieter darf Betriebskosten umlegen, muss aber wirtschaftlich handeln und Preise vergleichen. Er darf keine unnötigen Kosten oder übermäßige Gehälter erzeugen. Ein Betriebskostenspiegel hilft, angemessene Nebenkosten zu beurteilen. Bei hohen Kosten empfiehlt sich Anwaltsrat.

• Eigenleistungen des Vermieters: Der Vermieter kann laut Betriebskostenverordnung eigene Leistungen abrechnen, anstatt externe Dienstleister zu engagieren. Die Kosten dürfen jedoch nicht höher als die eines Handwerkers sein. Bei Zweifeln des Mieters muss der Vermieter die Kosten erklären.

• Leerstand und Eigentumswohnungen: Bei der Nebenkostenabrechnung sind alle Wohnungen zu berücksichtigen. Der Eigentümer trägt die Kosten leerstehender Wohnungen. Laut Bundesgerichtshof übernimmt der Vermieter diese Kosten, es sei denn, sie sind belegten Mietwohnungen zuordenbar. Der Vermieter muss laut Deutschem Mieterbund 30-50 % der Heiz- und Warmwasserkosten bei Leerstand tragen. Bei Nutzung der Wohnfläche als Schlüssel trägt der Vermieter Leerstandskosten. Er darf diese nicht auf vermietete Flächen umlegen. Der Bundesgerichtshof erwägt Änderungen bei „krasser Unbilligkeit“. Eine geringere Quadratmeterzahl kann zeigen, dass nur vermietete Wohnungen berechnet wurden.

• Gewerberäume: In Gewerberäumen wie Büros oder Geschäften sind Betriebskosten oft höher als in Privathaushalten, z.B. durch höheren Wasserverbrauch und Grundsteuer. Übersteigen die Betriebskosten für Mieter wegen Gewerbeeinheiten um mehr als 15 %, muss der Vermieter Wohnungen und Gewerbe getrennt abrechnen.

• Der Vermieter rechnet nicht ab: Einige Mieter erhalten hohe Nachzahlungen bei ihrer Betriebskostenabrechnung, während andere gar keine Abrechnung bekommen. Manche Vermieter erstellen keine Abrechnung, um Guthaben nicht erstatten zu müssen. Mieter können jedoch eine Abrechnung einklagen, wenn Vorauszahlungen verlangt werden.